Tâches reconnues pour une aide administrative aux directions

Introduction.

Pour rappel, le sens même de l’aide mise en place doit être et rester une aide aux directions. Il est donc indispensable que chaque direction soit au clair avec les missions qui lui sont confiées par son PO, via la lettre de missions. Le législateur a donné des moyens (encore limités) pour que le système fonctionne. Il y a donc lieu de ne pas gaspiller, ni de détourner  les compétences des aides prises en charge par AdminELL, via les subventions de fonctionnement.

Ces aides, qui ont été engagées, formées, accompagnées dans le cadre d’un contrat, ne remplacent pas la direction mais constituent un plus pour aider à la bonne gestion de l’école. Afin d’optimiser leurs compétences,  il est important de prévoir un listing de tâches à confier et un agenda sérieux qui permet de rentabiliser au mieux l’investissement humain en temps, en énergie et en argent. Cette responsabilité incombe à l’entité et à chaque direction par la préparation de la charge de travail.

Parmi les tâches ci-après, il est intéressant de déterminer celles que chaque directeur confie aux intéressé(e)s, selon les implications diverses au sein de chaque équipe. Les aides administratives limitent leurs missions à ce qui est explicité dans ce qui suit. Les limites des missions sont précisées par les directions selon les besoins du fonctionnement administratif optimal.

1. Accueil en direct et/ou au téléphone

Une aide administrative n’est pas une infirmière. Il est important de responsabiliser les enseignants.

2. Secrétariat et administration :

● Courriers (tri, éventuellement réponse, envoi, classement), photocopies, classements divers
● Formulaires pour  absences d’élèves, abonnements, photos, boissons, voyages,…
● Dactylographier les dossiers de demande Dossiers PTP et Puéricultrices, réservation d’un car, commandes aux fournisseurs et réception des livraisons,  … !!! pas les copies des cours des enseignants, OK pour DAC !!!
● Lecture des circulaires CF, avis Sedef, BI FédEFoc et notes LGS, ou … et partage de l’information
● Rapports des diverses réunions (directeurs, entité, ...)
● ...

3. En lien avec ProEco :

● Mises à jour de Proeco
● Encodages de rentrée , édition de listes, Comptages 30/09 et 15/01
● Documents subventions (Formules Encadrement 1, 2 et 3 // FE3 sous la responsabilité du président d’entité
● Direva (octobre) + lien avec la fusion en entité sous la responsabilité du président d’entité
● Ancienneté et classement des prioritaires PO 30/04, mises en dispo et emplois DV ou TV
● Clôture année scolaire dans ProEco
● Attestations fiscales garderies
● Banque de données d'intérimaires
● …

4. En lien avec la comptabilité :

● Déclarations Dimona
● Comptabilité journalière ou hebdomadaire: ramassage de l’argent et organisation d’une trace écrite (caisse)
● Relevé trimestriel des garderies ONE
● Gestion des frais (facturation, encodage des payements) sur Excel ou autres fichiers ou documents papier
● Classer les factures pour la comptabilité : Subv. ou H-Subv., n° plan comptable, date de paiement, références extrait de compte, (non à l’exécution des paiements) …
● Prélever ou imprimer, classer les extraits de compte, …