Les tâches importantes comptables

Introduction

L’objectif du présent référentiel est de préciser certaines informations susceptibles de faciliter le travail de chacune des personnes qui interviennent dans la comptabilité des écoles et des PO, que ce soit en Hors-Subventions ou en Subventions. L’intention est de construire des synergies entre chacun des intervenants.

Ce référentiel ne se veut pas une bible comptable. Cependant, au vu de l’expérience acquise au fil des années par AdminELL, il nous a semblé intéressant de préciser ou rappeler notre approche de la comptabilité.

C’est en cohérence avec les informations des Services comptables du SeGEC et du SeDEF que nous vous proposons ce document.

En amont

● Pour établir une comptabilité en bonne et due forme, les opérations préliminaires doivent être menées d’une manière rigoureuse. Il s’agit de la production, du classement et de la mise à disposition du préposé à la comptabilité de tous les documents nécessaires.


● Les parties concernées sont parfois multiples, et souhaitent garder à disposition des documents comptables.  A titre d’exemple, le PO souhaite garder les comptes de fin d’année, les tableaux d’amortissements d’emprunts, le décompte final, les baux emphytéotiques, etc… ; le chef d’école souhaite conserver les courriers annonçant les subventions ONE ; le gestionnaire des revues élèves garde les factures et les extraits de compte, etc… Pour satisfaire aux différents objectifs des parties, le mieux serait de prévoir des classements spécifiques pour les documents de type « comptable », utilisables par toutes les parties.


● Attention, les documents et informations manquants peuvent fausser les comptes. Pour faciliter la mission, le préposé à la comptabilité doit être informé de toutes les modifications de « l’environnement comptable » de l’ASBL PO.

En intervention

● Au plus les documents seront disponibles, à proximité, explicites par eux-mêmes ou explicités par annotation manuelle, au mieux et au plus vite, le préposé à la comptabilité avancera dans sa tâche.

● Au mieux le plan comptable est défini, au plus intéressante est la lecture de la comptabilité qui peut alors, devenir un véritable outil de gestion.