(Les très grandes ASBL PO doivent déposer à la BNB)

 

A ne pas confondre avec le décompte final.


1. Démarche

  • L’approbation des comptes par l’AG devrait se dérouler au mieux avant la fin mars, ou selon les échéances précisées dans les statuts de l’asbl, et au plus tard le 30 juin.
  • Le dépôt des comptes doit être effectué dans les 30 jours qui suivent l’approbation des comptes et au plus tard pour le 31 juillet. La tolérance du Greffe est de rigueur pour les hors délais
    • Le dossier est à envoyer ou à déposer au Greffe du Tribunal de Commerce compétent en fonction de la localisation de l’ASBL. Un envoi par recommandé n’est pas nécessaire.
    • Le Greffe renvoie un document de dépôt des comptes, par exemple la page de garde avec le sceau du dépôt effectué, à conserver avec la copie des documents déposés. Si des erreurs sont flagrantes (nom incorrect, erreur de date), un courrier sera envoyé refusant le dépôt en justifiant le refus.

2. Composition du dossier

  • Pour les « Petites » écoles qui n’utilisent pas de programme comptable

Obligatoire :

- L’Etat des Recettes et Dépenses

- L’Etat du Patrimoine

- Droits et Engagements                               (modèles sur le site du SEGEC)

+ Une page de garde

  • Pour les « Petites » écoles qui utilisent un programme comptable + les « Grandes » écoles

Obligatoire :

- Les Comptes annuels : Le Bilan

- Le Compte de Résultat

- Les Annexes du Bilan : Le Tableau d’Amortissements (+ les explications pour toute particularité des comptes déposés)

- Les Droits et Engagements

(apparaissent en premières lignes de la Balance des comptes généraux : fournir l’information sous cette forme ou établir un document spécifique)

+ Une page de garde

Attention

L’obligation de dépôt porte exclusivement sur la situation patrimoniale, le résultat et les droits et engagements. Les documents déposés sont accessibles à tout public.

 

Les documents non requis et/ou risquant de ne pas préserver la confidentialité (par exemple : le budget, le rapport d’AG dans sa partie qui ne concerne pas la comptabilité), les journaux d’achat et de vente, …) ne doivent pas être transmis.

La page de garde

  • Le nom correct de l’asbl (selon les statuts), les coordonnées du siège social, le numéro d’entreprise, l’exercice comptable.
  • La date et de la mention « Certifié conforme »
  • La ou les signatures (au minimum le responsable délégué PO) avec le nom et le mandat de chaque signataire.
  • La page de garde permettra d’apposer le sceau du Greffe et de ne signer qu’une fois en numérotant chaque feuillet en partant du numéro 1 pour elle-même.