Procédures

1. Les documents

● Les documents doivent être établis en bonne et due forme. Sauf cas particuliers, il doit s’agir de documents originaux établis au nom de l’école (avec ajout du PO éventuellement).

● Si un rappel de payement ou un bon de commande est classé à la place d’une facture, il risque d’être encodé 2 fois. Ce type de document ne peut en aucun cas remplacer la facture.

● Vérifier et faire rectifier tout document non conforme, réclamer une note de crédit qui corrigera ou annulera la facture.

● Ajouter des précisons sur les documents comptables pour les rendre explicites et préciser l’implantation si le PO compte plusieurs implantations. Pour des raisons pratiques, l’adresse devrait être celle de l’implantation ou de l’école.

● Apposer un cachet comme « visa » de vérification notamment pour satisfaire à l’exigence de certains vérificateurs de la Communauté française, par exemple :

Je soussigné(e) …………………., directeur ou l’officient responsable signataire déclare sur l’honneur que les dépenses faisant l’objet de la présente sont destinées à l’usage exclusif de l’établissement.

2. Les payements

● Les dépenses admises au décompte final sont à payer par le compte Subventions tandis que les dépenses non admises au décompte final sont à payer par le compte Hors Subventions.

● Les travaux subventionnés pourront être déduits ou reçus sur le compte bancaire subventions mais ne devront pas être liés au décompte final (telles les dépenses de frais d’architecte, les primes UREBA).

● Si le compte déterminé n’est pas suffisamment approvisionné, il faut commencer par le provisionner pour ensuite exécuter le payement.

● Noter la date de payement et par quel compte bancaire, ou le signe S (Subventions) ou HS (Hors Subventions) selon le dispositif établi en concertation avec le P.O..

● Vérifier que les notes de crédit ont pu être déduites, ou demander au fournisseur de rembourser.

● Rembourser les dépenses uniquement sur base d’une déclaration de créance accompagnée du(des) justificatif(s).

● Ne pas arrondir les montants payés, ni pour les payements en liquide, ni pour les soldes des factures de travaux subventionnés.

3. La caisse

● Eviter les payements en liquide car ceux-ci amènent souvent des erreurs ou oubli de documents justificatifs.

● Les différents mouvements de la caisse font l’objet d’un encodage du même type que les mouvements bancaires.

● Créer une ligne par type d’opération (recettes, dépenses, versement en banque), donc ne pas retirer une dépense d’une recette.

● Préciser la nature de l’opération, pour quel enseignant, quel élève ou quel groupe d’élèves.

● Vérifier la caisse en comparant le solde calculé au solde physique.

● Les différences constatées de caisse (négative ou positive) font l’objet d’écritures comptables.

4. Les cartes bancaires

● Pour la partie Subventions, utiliser la carte bancaire uniquement sur délivrance d’une facture, car les tickets ne sont pas nominatifs. C’est le PO qui peut accorder ou non sa confiance et déléguer à un ou des tiers.

● Pour la partie Hors Subventions, de même et c’est le PO qui peut accorder ou non sa confiance et déléguer.

5. Le compte de la Poste

● Depuis plusieurs années, les écoles peuvent recevoir les subventions de fonctionnement sur un autre compte que le compte de la poste.

● Tout changement de numéro de compte doit être communiqué par écrit :

Service de l’Enseignement fondamental

Secrétariat : bureau 2F202

Rue Adolphe Lavallée 1

1080 Bruxelles

● Le courrier doit être signé par le Président du PO et doit mentionner les éléments suivants :

- Fase école

- Nom et adresse de l’école

- Ancien compte et intitulé exact du compte.

- Nouveau compte et intitulé exact du nouveau compte.

6. Les chèques ALE

Commandes : Pour faciliter la vérification et la gestion, commander les chèques ALE par multiple du nombre contenu dans une enveloppe et les intégrer dans une même comptabilité.

Vérification mensuelle : Les entrées et les sorties de chèques ALE sont à vérifier mensuellement.

Comptabilisation : Peut se faire 1 fois par an.  La comptabilité ne peut prendre en charge de l’année que les  chèques distribués (entretien, surveillance de midi, garderies, …) ainsi que les pertes constatées. L’écriture peut se faire dans le journal de caisse ALE ou dans le journal des OD (ordre d’écritures).

Document à compléter :

- Le document ci-joint (annexe x), permet de vérifier, après chaque distribution mensuelle, si le solde physique correspond bien au solde calculé.

7. L’association de parents (ou autre)

● Si l’association de parents vous aide et paye à votre place une facture établie au nom de l’école, vous devez introduire cette facture dans votre comptabilité et considérer que vous remboursez l’Association de Parents. Celle-ci fait un don d’un montant équivalent. Il est plus simple que l’association verse les fonds à l’école.

8. Les Secrétariats sociaux

● Des accords sur les tarifs préférentiels sont en vigueur avec les Secrétariats sociaux Partena et Alia/Acerta pour les établissements scolaires et les Centres de gestion.