Qui fait quoi

Le tableau qui suit constitue un support de négociation pour l’affectation des tâches comptables ne vue d’une efficacité accrue.

Au fil des mois de pratique, les aides comptables ont relevé quelques écueils facilement surmontables. Ces quelques constats sont notés dans un souci de meilleure synergie entre les intervenants partenaires en vue de mieux rentabiliser le service.

● Le non-classement des documents comptables : les factures ne sont pas triées selon le classement défini et les extraits de compte ne sont pas classés, voire manquants (non imprimés ou non prélevés à la banque, …). Le non-accès aux données car les documents ne sont pas sur les lieux du travail.

● Lorsqu’il y a toute une série de comptes bancaires ouverts par « genre » ou par « personne », difficulté de recevoir les documents de chacune des personnes concernées.

● La non-présence de la personne responsable de la comptabilité (trésorier, direction où tout autre personne intervenant dans les comptes financiers de l’école) dans des moments importants d’écritures comptables telles que les clôtures de fin d’année, les emprunts, le personnel, …

● L’organisation occasionnellement défaillante avec l’intervenant ou les intervenants de l’asbl P.O. extérieurs à l’école : horaire ne convient pas, absence non signalée, rendez-vous annulés ou reportés, …

● Les conditions de travail rendues difficiles :

o par l’absence des documents utiles ;

o par le manque de matériel : pas d’imprimante, pas de bureau ;

o par le manque de tranquillité dans le bureau, espace non adapté à un travail qui requiert de la concentration.

● Le manque de formation de certaines personnes qui s’occupent de l’encodage et qui utilisent mal le programme comptable. Parfois, il faut recommencer l’encodage. D’autres fois, la version du programme informatique diffère de la dernière sauvegardée car il y a eu une mauvaise utilisation de l’outil informatique.

● Le manque d’implication de rares P.O. (par manque d’administrateurs difficiles à trouver) qui confient l’intégralité de la charge à la direction, ce qui a pour conséquence directe une augmentation des tâches pour les intervenants extérieurs, les comptables et ceci surtout dans le cas de dossiers plus complexes, par exemple le dossier des travaux. La direction se repose alors sur le/la comptable pour la compréhension et l’encodage des différents mouvements liés à ces opérations.